מה כדאי להפוך לאוטומטי, ומה עדיף להשאיר לאדם

כשעסק מבקש "להפוך את זה לאוטומטי", הכוונה היא כמעט תמיד לעבודה שחוזרת. אבל חזרתיות לבדה לא מספיקה כדי להחליט. יש עבודות שחוזרות כל שבוע ובכל פעם דורשות שיקול דעת, ואוטומציה שלהן פשוט מייצרת החלטות רעות מהר יותר.

הקו שאנחנו עובדים לפיו: אוטומציה מתאימה לעבודה שרצה לפי לוח זמנים ויש לה תשובה מוגדרת. אם שני התנאים מתקיימים, אדם שעושה את זה ביד הוא בזבוז. אם אחד מהם לא, אוטומציה תעלה יותר ממה שתחסוך.

איך זה נראה כשזה מתאים

במערכת שבנינו עבור משמר יש חמש עבודות מתוזמנות שרצות בלי שאף אחד יזכיר להן. זיכוי נקודות יומי, סנכרון יומי מול הגיליון, דוח התנגשויות יומי, ניקוי בקשות החלפה כל שעה, ושיבוץ תורנויות ניקיון יומי.

לכל אחת מהן יש את אותן שתי תכונות. היא רצה בזמן קבוע, והתשובה שלה נגזרת מהנתונים בלי ויכוח. מי קיבל נקודות היום זה חישוב, לא החלטה.

שווה לשים לב למה שדווקא לא אוטומטי שם. השיבוץ עצמו מייצר הצעה, אבל בקשת החלפה בין שני אנשים עוברת אישור. זה המקום שבו שיקול דעת אנושי הוא לא חוסר יעילות, הוא העבודה.

להיפגש עם אנשים במקום שהם נמצאים

החלק שהיה הכי שימושי במשמר הוא גם הפחות מרשים על הנייר: סנכרון דו-כיווני מול Google Sheets.

אנשים בארגון הזה עבדו בגיליון שנים. אפשר היה להכריז שמעכשיו יש מערכת ושהגיליון נגמר, וזה היה נכשל. במקום זה הגיליון נשאר במקומו, והמערכת מסנכרנת אליו ומקבלת ממנו שינויים. יש גם ייבוא וייצוא של Excel דרך exceljs, עם שמירה על עברית שנוטה להישבר בדיוק שם.

המערכת מחזיקה את האמת. הגיליון נשאר הממשק למי שמעדיף אותו. זה לא פשרה טכנית, זו הסיבה שהמערכת אומצה בכלל.

עבודה מתוזמנת שנכשלת בשקט

זה הכשל שחוזר בכל מערכת עם עבודות מתוזמנות, והוא צפוי לגמרי. עבודה שרצה כל יום בשלוש לפנות בוקר ומפסיקה לרוץ לא מודיעה לאף אחד. שבועיים אחר כך מישהו שואל למה הדוח לא מעודכן.

במשמר העבודות מפוזרות על שני מתזמנים שונים, Vercel cron וגם GitHub Actions. זה נראה מיותר עד שאחד מהם משנה התנהגות או נופל, ואז זה לא. אבל הדבר החשוב יותר הוא פשוט שיהיה מקום אחד שאומר מתי כל עבודה רצה בפעם האחרונה ומה היא עשתה.

דיווח במקרה הזה הוא לא לוח בקרה. זה שורה בטבלה עם שם העבודה, מתי הסתיימה, וכמה רשומות נגעה בהן. מי שמתחזק את המערכת צריך לראות בעשר שניות אם משהו הפסיק לרוץ, ובלי זה הוא יגלה את זה מלקוח.

מאיפה להתחיל

קחו את העבודה החוזרת שהכי שנואה על מי שעושה אותה, ובדקו עליה שני דברים: האם היא רצה בזמן קבוע, והאם התשובה שלה מוגדרת. אם כן, זו העבודה הראשונה להפוך לאוטומטית, וכנראה גם זו שתחזיר את ההשקעה מהר מכולן. אם לא, מה שכנראה צריך זה לא אוטומציה אלא מערכת שתעשה את העבודה הזאת קלה יותר לאדם.

התהליך שמאחורי האוטומציה הוא התנאי לה — כתבנו על זה באקסל מחזיק רשימה, מערכת מחזיקה תהליך.

להפוך את העבודה החוזרת בעסק לתהליך שרץ לבד